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吉利美嘉峰信息化变革“三部曲”

[日期:2014-08-27] 来源:e-works  作者: [字体: ]

  近年来,随着中国制造能力提升和海外市场拓展的深入,中国自主品牌的汽车出口业务经历了爆发式的增长,但受到世界政治经济环境复杂多变,人民币升值,制造成本剧增等因素影响,中国汽车出口业务陷入低迷。据中汽协会相关统计数据显示2014年1月汽车企业出口6.85万辆,环比下降17%,同比下降7%。其中,商用车出口2.29万辆,比上月出口下降36.3%,同比下降12.6%。在汽车出口贸易的严峻形势下,吉利控股集团作为自主品牌汽车出口的第二把交椅,汽车出口业务的同样经受着市场的考验。

  上海吉利美嘉峰国际贸易股份有限公司(以下简称:吉利美嘉峰)是吉利控股集团的一级子公司,目前有员工300人左右,全面负责吉利海外业务,包括整车、KD、配件销售以及KD工厂的建设与管理。 作为吉利控股集团唯一的进出口窗口,吉利美嘉峰站在出口业务市场的最前沿,他们有自己的思考和决策。

  反思:内外交困,出口业务管理何去何从?

  在过去的2013年,吉利汽车凭借12万辆的出口业绩,成为了年度自主品牌的出口亚军,进入2014年众多不利因素持续影响着吉利乃至整个国内汽车行业的出口业务。吉利美嘉峰在面对机遇的同时也面临着前所未有的挑战。

  从外部环境看,受到全球经济低迷影响国际市场有一定萎缩,银行贷款收紧直接导致了汽车购买力的下降;其次是汇率影响,一方面巴西、印度、俄罗斯等新兴市场货币皆出现了较大幅度的贬值,而人民币升值趋势持续,货币一升一降,对自主品牌汽车出口造成了很大的压力,出口盈利低于预期;再则,国际间的贸易摩擦不断加剧,关税和技术性的贸易壁垒增多,一些国家出台政策保护本国企业,保证本地化率。各方因素导致出口成本的增加,直接削弱了自主品牌汽车的国际市场竞争力;最后,在物流成本上国内销售大部分运输采用混装模式进行,而出口业务不得不和日韩的海运公司合作,这样造成了物流成本高,成本摊销大。

  从吉利美嘉峰内部看来,也存在诸多亟待解决的问题:

  1.出口业务缺乏规范的流程和精细化的管理。

  吉利美嘉峰在吉利整个汽车出口业务中处于中间环节,前端直接对应到全世界不同国家的经销商、客户,后端要对应吉利控股集团旗下不同的生产基地,中间还包括自身公司销售业务的管理以及海外KD工厂的建设与运维,管理的难度可想而知。但是和国内众多制造企业一样,信息化程度并不成熟和完善,管理上的“粗放”,流程上的冗余,过多手工处理造成的错误都直接影响了企业竞争力。

  2.出口业务复杂多变,工作效率、内部协同效率低。

  目前吉利美嘉峰涉及的出口业务类型已经囊括了汽车出口的三大范畴——整车出口、KD出口、售后配件出口。和许多欧美系汽车单一车型出口的模式不同,吉利美嘉峰所面对的是多产品线多出口国业务,复杂程度不言而喻。据内部统计显示在2011年以前吉利汽车出口以整车为主,并超过出口总额的50%,但是之后随着集团整个策略的调整逐步转变为以KD出口为主,KD业务的复杂程度更高,仅仅依靠人工、邮件、传真等方式不但时效性得不到保障,沟通成本及效果也不令人满意,造成了大量的错漏和订单处理延时问题,工作及内部协同效率极低。

  3.客户服务能力远不及国外竞争品牌,缺乏有效管理。

  随着国际市场竞争的日趋白热化,以价格为主要优势的自主品牌汽车出口业务面临巨大挑战。汽车企业综合服务水平逐渐成为客户选择的关键因素,而我国汽车企业的售后服务往往受到地域、时差等因素的影响不能及时到位,相关配套也无法跟进。售后服务体系不完善,缺乏售后服务的管理能力,也削弱了自主品牌和韩日系品牌在国际市场的竞争力。

  汽车出口业务从客户下单到吉利美嘉峰再到生产基地生产、入库、包装、发运等过程直至到客户手中是一个漫长的周期,在这一过程中客户很难实时了解到自己订单的最新进展,通过电话、传真等方式查询效率低、环节多、结果反馈不及时。另一方面,吉利美嘉峰内部对于BOM清单的管理、索赔数据的管理都必须依靠传统的方式完成,耗费大量人力还直接影响到财务结账、公司回款。多方面的管理不完善造成了客户体验不够友好,某种意义上来说对吉利开拓更广阔的海外市场,以及后续市场的维护具有很大的影响。

  面对多重不利因素夹击的吉利美嘉峰面临巨大的挑战,出口业务管理水平如何提升?如何更好的为吉利在海外市场获得更大的发展空间成为了迫在眉睫的问题。在反思了目前的现状之后,吉利美嘉峰毅然选择了一条信息化变革之路。

  变革:有的放矢,信息化助力精细管理

  相较于国际大型汽车制造企业的信息化水平,我国自主品牌汽车制造企业客观的说是落后的。管理体系和信息化的不完善也让出口业务信息化管理面临很多问题,而国内信息化厂商针对汽车出口的解决方案几乎空白,想要寻求一套适应海外出口业务特点,符合企业业务要求的解决方案,而又真正具备海外系统实施资质的厂商实属不易。吉利美嘉峰确立了出口业务精细化管理和面向客户销售服务的优化的系统目标,开始了选型之路。

  汽车业务的特殊性对于系统提出了更高的要求,必须能满足和适应国外市场运维的需要。整车出口的实现难度不大,但是对于 KD而言却相当复杂,因此在选择厂商的时候除了价格和技术以外,吉利美嘉峰考虑的最多的是厂商的海外出口业务实施经验、资质以及服务能力。最后经过对多家国内外厂商的考察,具有多年汽车出口业务平台技术研发实力和多家大型汽车出口业务平台搭建实施经验的Covisint成为了最后赢家。

  Covisint国际贸易管理系统(以下简称 ITMS)的协同平台为吉利美嘉峰实现了整车出口、KD出口、售后配件出口、索赔等几大业务的精细化管理,完成了出口业务所涉及到的业务部门和用户的多组织协同,即涵盖了海外客户、国际贸易部门、生产制造部门、物流部门、质量部门以及财务部门等,同时也实现了ITMS与吉利已有的多个内部系统的无缝集成,以及更多可扩展功能的搭建。

吉利美嘉峰出口业务平台架构

  图1 吉利美嘉峰出口业务平台架构

  1. ITMS上线规范了业务流程,实现了精细管理。

  ITMS平台涵盖了吉利美嘉峰所有的出口业务,包括KD出口、整车出口、配件出口、索赔等。通过对出口业务各个环节的梳理与优化,建立起了规范了业务模式和流程机制,实现了出口业务管理的标准化,让复杂的业务变得游刃有余。ITMS搭建起了前端海外客户和吉利美嘉峰的沟通桥梁,从下单到生产、包装、出库、运输实现了状态的全程跟踪、监控及备注,一旦出现索赔问题,相应数据全部实现可追溯,同时账号权限设置限制了可以选择的订单相关内部资料,尽可能避免了错漏的发生。对于吉利美嘉峰内部而言,客户订单下达后可以直接进入到ITMS,订单审核人员在审核的时系统已经将对应审核材料的基础数据预先维护好,只用进行基础的比对就能进行快速的筛选和判断,然后确认无误的完成订单的下达。订单推送到生产基地后,可以看到该订单是否被生产基地所接收,是否进入生产,在制造完成并组装入库后,入库状态等都可及时、清晰的跟踪到,甚至是车辆停放的库位、车的颜色、运输状态等,全面实现了出口业务的精细化管理,达到了业务相关部门的实时和高效的协同。

用户中英文界面

  图2 用户中英文界面

  2. ITMS实现了出口业务关键数据的有效管理。

  汽车出口特别是KD出口业务中的数据的准确性和完整性关乎整个出口业务全流程,一旦出现错漏将带来严重损失。而同很多自主品牌汽车一样,吉利也面临了BOM等企业内部数据管理基础较差的问题,因此吉利美嘉峰想要建立完善的数据交互机制并非易事,涉及到同多个生产基地之间的信息传递等问题。而在各生产基地数据管理并不完善的情况下,Covisint通过多年实践经验通过流程上的优化建立起通过发料清单确认ITMS的BOM数的机制,最大限度上确保客户采购BOM,美嘉峰销售BOM与生产BOM的一致性。除BOM数据外,订单、包装\发运、开票、财务统计、索赔数据等都可以在ITMS中唾手可得。

  3.个性化的系统方案最大限度降低错漏问题。

  吉利美嘉峰的出口业务类型广泛,特别是不同的出口国需求车型、配置等复杂多样,尤其是KD出口在系统方案设计上遇到了很大的瓶颈。通过双方沟通讨论,Covisint大胆提出了数据打包的设计,很快得到了业务人员的认可。在ITMS后台,出口国、对应生产基地和车辆配置、车型的生产要素和包装要素以及对应整车的清单等信息实现了捆绑,这样不仅解决了人为选择的错漏也可以在获得订单后将捆绑的信息(除车辆基本信息外同时还注明了出口国的特殊要求和注意事项等),推送到相应的生产基地,确保订单的及时准确的进入生产等环节。这种数据打包的方式因地制宜的简化了汽车出口业务的复杂度,效果显著。同时也让客户更加便捷的购买,服务能力大幅提升。

  4. ITMS同SAP系统无缝集成,实现无障碍交互。

  ERP是 ITMS最重要的集成对象和关键数据来源,因此出口平台集成性能的卓越性也直接影响到出口业务管理系统的效果。海外客户通过ITMS下单并审核通过后,订单信息会进入吉利美嘉峰的SAP并推送到相应生产基地的SAP系统,直接进入生产程序,完工出库后反馈回SAP。受到安全因素的考量,ITMS能够从 SAP中抓取的数据是有设定的,核心数据在SAP中,汽车出口相关数据才允许被推送,如销售价格等。ITMS同SAP系统无缝集成,实现内外部数据无障碍交互。

  发展:三管齐下,信任搭建战略同盟

  从2013年8月确立合作关系至今,吉利美嘉峰的出口业务平台项目正井然有序的进行中,目前已经进入第二期的开发阶段。其中KD等业务已经完全实现了系统化操作并取得了明显的效果。吉利美嘉峰沈稳杰经理总结认为双赢局面的出现同Covisint以下三方面业务能力密不可分:

  技术能力。ITMS根据汽车企业出口业务需求,搭建了KD出口、整车出口、售后配件出口、索赔等核心模块,并能针对客户个性化需求快速实现客户定制。另外,从ITMS系统的稳定性、集成性、灵活性、可扩展性等多个方面性能可见,选择一家技术实力雄厚的信息化解决方案供应商是十分必要的。

 

 ITMS平台技术架构

  图3 ITMS平台技术架构

  实践经验。从最初的通用项目开发出ITMS,到后续在不同的汽车制造企业中推广、实施、积累,在汽车出口业务上Covisint积累了很多实际业务经验,同时业务契合能力也在不断完善和提升。吉利美嘉峰在选型过程中发现真正熟悉汽车出口业务的厂商并不多见,大都是具有丰富国内汽车信息化实施经验,然而出口和国内销售业务存在巨大的差异,因此出口业务信息化实施经验显得十分关键,这也正是Covisint脱颖而出的重要因素。

  服务能力。在很多人看来,技术可以模仿,经验可以积累,然而服务能力是不可复制的。吉利美嘉峰上过很多大大小小的信息化项目,不乏很多失败的经历,总结过后认为缺乏有效的项目管控是重要原因。Covisint的实施按照项目管理模式进行,从项目目标、项目计划、项目执行、项目验收都有一套严格而完备的管控机制,并且每个环节都配备专业的人员全程跟踪,为项目成功实施提供了重要保障。

  近年来随着汽车出口业务的不断增长,更多的自主品牌汽车制造企业走到海外,管理问题日益凸显,因此必须坚定的用信息化手段为提升海外业务管理能力,规范流程,实现业务的精细化、标准化水平提供强有力的平台支撑。在ITMS第一期项目成功上线的同时,Covisint在汽车出口业务上的多方面的积累赢得了吉利美嘉峰的信任。目前吉利美嘉峰已经制定了三到五年的发展计划,并且也开始筹划和Covisint的进一步合作,相信在战略同盟的合作框架之下,吉利美嘉峰的出口业务管理将更加成熟和完善,吉利在海外市场的发展将更具竞争力。

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